プログラミング系の仕事をしている友人が貸してくれた２冊目の本です。
２冊目の本は実践編です。「１冊目を読んで実際にやってみるときに参考になるような本だよ」って言っていました。
タイトルは【ムダ時間を減らしムダ時間を防ぐ業務改善入門】です。
本の題名から、業務上でのムダな時間をなくすことが目的ということが分かります。
ムダ時間とは？
業務や活動において実施しても効果がないことや時間をかけすぎていることをいいます。職場環境によってムダに対する考え方は異なってきます。
・気付いているムダ時間
まずは気づかれているムダ時間については、比較的減らしやすい傾向にあります。トラブルは予測できるものを考えておき、段取りをしっかりすることです。段取りをして準備しておくことで、行き当たりばったりのトラブルを予防でき業務がスムーズにできるためムダな時間が生まれにくくなります。
・気付かれていないムダ時間
改善しにくいのはこっちです。気づいてないんだから改善するということ自体考えにくいです。では、気付かれていないのをどうやって見つけていくかお伝えしていきます。
ムダ時間を減らそう！実践編
漠然とムダな時間をなくそうとするのは難しいです。無駄なことをしようと思って意図的にやっている人はいないでしょう。
気付かれていないムダ時間の見える化
見える化をするために業務を棚卸して考えてみましょう。かっこよくいうと【業務棚卸視点（６W１H）】です。業務棚卸視点とはどんな見方をするのでしょうか？
①Why なぜその業務を行っているか
その業務を止めると問題ある？➡廃止案
廃止案を立てて無くなったら困るのか、本当に必要か考えてみる
②What なぜ、その内容（質・範囲・量）なのか
もっと減らしても回るんじゃない？➡削減案
削減案を立ててみて、無駄な部分や過剰になっている部分はないか検討する
③How なぜ、そのやり方なのか？
手作業を減らせない？➡自動化
もっと簡単な方法ないのか？➡容易化
誰にでもできるようみならないか？➡標準化
つまり、
誰でも簡単に出来るようになる方法はないか検討する
④When なぜ、その時期に行っているか
業務の山谷を減らせない？➡平準化
計画的に処理できない？➡計画化
仕事の量を一定にすることは出来ないのか考える
⑤With Who なぜ、一連の工程で停滞が起きてしまうのか
ルールの徹底➡認識を共通にして、根拠が分かる
⑥Who なぜ、その人が行っているか
他に出来る人は？➡分担変更
⑦Where なぜ、そこで行っているのか、保管しているのか
もっといい保管方法はないのか？➡整理整頓
細かい部分で言っていくと整理整頓は、前後で写真撮っておくといいです。見える化されることで動機付けと継続につながります。この方法を用いて、客観的に評価していくことです。
忙しくてそんなことしてられない！！
という部署ではどうするの？！
本の内容をまとめてみましたが、一つひとつやっている時間なんてない！というくらい忙しい職場が大半ですよね。
そこで、私がおススメする簡単に実践できる方法を紹介します。
普段業務に追われていると客観的に職場の状況を把握できなくなってしまいます。そこに、新しい部署から異動してきた人などにインタビューしてみるといいでしょう。まだ業務に慣れていないからこそ、感じる疑問点などもあるはずです。しかし、最初はなかなかいいにくかったり〈郷に入っては郷に従え〉としてそこのやり方に慣れていこうとする傾向があります。もしかしたら、もっと効率的な方法や他の知識を持っているかもしれません。ずっと同じところにいる人は、それが当たり前になっているため無駄かどうか気づけません。一言質問してみるといいでしょう。
全員参加で進めることと、見える化＋共有化していくことがポイントです。シンプルなアプローチによって、小さい成果をつみあげPDCA を通じて学習して成果出すことです。定着化するまでは我慢が必要です。急に全部を改善することはできません。少しずつ取り組んでいきましょう。
根本的にムダな時間が減らすことができたら、社員の負担も軽減してパフォーマンスが上がり会社の業績にも繋がってくることでしょう。
